◎エクセルVBAを活用すると現場でシステムづくりができます。
◎システムづくり
<システムの内製化>
エクセルVBAを使って、外部に依頼せずに「使い勝手の良いフォーマット」をつくりましょう。
システムづくりの手順
①入力画面づくり
②データベース
③システム設計
④システムのプログミング
⑤出力画面づくり
これらの処理作業は実際にエクセルVBAのよってすすめています。
①入力画面づくり
◎必要な出力データおよび画面を想起・予定して、必要な入力データを明確にすることから始めます。
右の画面は、振替伝票の入力画面です。
振替伝票では、「コード」と「金額」と借方・貸方の位置が入力データになります。
これは、決算作成を目的とする入力画面ですが、エクセルを活用すれば自由自在に入力データの選定と画面作成ができます。
②データ・ベース
◎データ・ベースは、入力画面から入力されたデータが蓄積される場所です。
エクセルを活用したデータ・ベースの特質は一覧表示されるので、データベース自体が見やすいことです。また、必要に応じて前もっての基礎データを直接的に蓄積、変更が可能です。
左の画面のように、データ自体が規則正しく見やすい形で一覧表示されます。
③システム設計
◎システム設計とは、システムを開発・構築する過程で、システムの目的や仕様、動作などを決める工程のことです。
最初に何を出力したいか決めます。
このことを要件定義と言います。
その後、要件定義に基づいて内部設計(機能を実現させるための仕組み)を行います。
どんなことが出力データを知りたいかは現場によって異なりますが、
その出力データはどのような過程で発生・処理されるかを一番よく知りえるのは現場です。
内部設計は、仕事に携わる人たちが協力し考えなければならない仕事です。
また、そうすることでお互いに仕事の仕組みの理解がすすみます。
④システムのプログラミング
◎コンピュータ言語を用いてシステムを作成することにより、意図したデータが出力できるように指示を与える活動です。
一般にこの処理は、プログラミングの専門家の外部のソフト業者に依頼していました。
しかし、プログラマーは仕事の中身には精通していません。
そのため、内部の現場に仕事に携わる人がプログラミングするのが理想です。
この内部プログラミングを可能にしたのが、エクセルVBAです。
⑤出力画面づくり
◎システムづくりは、業務の効率化はとうぜんとしてさらに個々の企業の独自な強みの構築を目的に行われます。
出力画面は、その成果を表示します。
エクセルでは、実際業務で活用できるフォーマットが自社仕様で自由自在に作成されます。
右の画面は源泉徴収票のです。
このような書類も自由自在に作成が可能です。