<事 例>(こんなことができました)
ここで紹介する事例は、
経営者や担当者の苦労の体験を通して、行きついた発想をもとにしてつくられたものです。
少しの工夫で、担当者の手作業業務が一気に効率化されます。
また、経営者に必要な管理ツールが望むままに作成できます。
過去の解決された事例をいくつか紹介していきます。
<事例1>各営業所データの集計業務がボタン一つで
<事例2>資金繰り表の日々の動きを管理
<事例3>各担当の作業の進捗率と粗利益を管理
<事例1>
各営業所データの集計業務がボタン一つで
毎朝、全国の営業所のデータ(エクセルのブック)を開いてそれをコピーして、全社用の集計基礎データを作成していた。
全社用の集計基礎データを加工して集計表を作成し、汎用データに送る為のCSVファイルを作成する。
この作業に 毎朝1時間近くかかり、また少しのミスで作業のやり直しを行っていた。
それが、エクセルVBAで作業手順をシステム化することによってボタン1つで実行できるようになった。
<事例2>
資金繰り表の日々の動きを管理
市販の経理のパッケージソフトでは、月次の資金繰り表は作成できても日々の動きを管理することは不可能であった。
そんななか、業務改善の一環として取引銀行から日々の動きの帳票作成してほしいとの要望がった。
市販のパッケージのデータを使って、
日を「列」に、科目を「行」に展開し摘要を表示させての日々の動き確認することにした。
さらにこのデータをエクセルVBAでシステム化することによって、ボタン1つで日々毎の動きを瞬時に確認することができるようになった。
エクセルのマクロの記録を使ったアウトライン機能を使うため、日次、月次また科目集計がエクセルとおなじように見やすくなった。
<事例3>
各担当の作業の進捗率と粗利益を管理
各担当の作業の進捗率と粗利益の把握は、経営者が適正に管理を行うための必要要件です。
そのため、経営者がエクセル(VBA)を活用し、担当者に最少の事務手続きを追加すること一覧管理ができるようになりました。
この一覧表をチェックすることで全体の作業の状況が把握できリアルタイムの対応も可能になり、また収益管理と納期管理が把握でき適切な指示、支援が行えるようになりました。
これからはさらに顧客の満足度情報も追加して、顧客の要望に応えられるより充実した体制強化をはかろうとしている。